Le verifiche periodiche sull’adeguatezza del sistema organizzativo

Linee guida per l’adempimento e punti chiave per la definizione dei criteri e dell’assetto.

L’evoluzione normativa (D.Lgs. 14/2019 e D.L. 118/2021) e le norme di comportamento del collegio sindacale di società non quotate, emanate dicembre 2020 dal Cndcec, evidenziano la necessità per le società interessate e i relativi organi sociali, di effettuare le verifiche periodiche al fine di accertare il corretto adempimento delle molteplici attività preordinate. Infatti, il vigente art. 2086 C.C., così come modificato dal D.Lgs. 14/2019, stabilisce che “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”.
Pur avendo chiarito la finalità, il legislatore non individua il contenuto degli assetti organizzativi, utilizzando l’aggettivo “adeguati”. Orbene, il concetto di adeguatezza implica la strutturazione di un’organizzazione interna in grado di “adeguarsi” all’andamento dell’attività di impresa e, quindi, alle. variazioni del rischio gestionale che questo comporta.
Le norme di comportamento richiamate sono da ritenere un valido ancoraggio per delineare le azioni più opportune da assumere e monitorare nel tempo, avuto altresì riguardo a una reportistica che trovi menzione nei verbali periodici, almeno con cadenza semestrale, sia dell’organo amministrativo, sia del collegio sindacale.

In via generale, un assetto organizzativo può definirsi adeguato quando presenta i seguenti aspetti, nel perseguimento dell’oggetto sociale:

• organizzazione gerarchica;
• organigramma con chiara identificazione delle funzioni, dei compiti e delle linee di responsabilità;
• esercizio dell’attività decisionale e direttiva della società da parte dell’amministratore delegato nonché dei soggetti ai quali sono attribuiti i relativi poteri;
• sussistenza di procedure che assicurino l’efficienza e l’efficacia della gestione dei rischi e del sistema di controllo interna, nonché la completezza, tempestività e attendibilità dei flussi informativi;
• esistenza di procedure che assicurino la presenza di personale con adeguata professionalità e competenza a svolgere le funzioni assegnate;
• presenza di direttive e di procedure aziendali, loro aggiornamento periodico ed effettiva diffusione.

Inoltre, il sistema di controllo interno può definirsi adeguato se permette la chiara e precisa indicazione dei principali fattori di rischio aziendale e ne consente il costante monitoraggio e la corretta gestione. Di seguito, i principali obiettivi da perseguire:

• conformità delle scelte del management alle direttive ricevute e all’oggetto sociale, oltre che a garantire la salvaguardia del patrimonio aziendale e a tutelare gli interessi degli stakeholders;
• obiettivi operativi, rivolti a garantire l’efficacia e l’efficienza delle attività operative aziendali;
• obiettivi di reporting, rivolti a garantire l’attendibilità e l’affidabilità dei dati;
• obiettivi di conformità, rivolti ad assicurare la conformità delle attività aziendali alle leggi e ai regolamenti in vigore.

Infine, quanto al sistema amministrativo-contabile, lo si potrà definirsi adeguato in presenza dei seguenti requisiti:

• l’insieme delle direttive, procedure e prassi operative garantisce la completezza, correttezza e tempestività di una informazione societaria attendibile, in osservanza dei principi contabili;
• produzione di informazioni valide e utili per le scelte di gestione e per la salvaguardia del patrimonio aziendale, oltre che di dati attendibili per la formazione del bilancio d’esercizio.

Alessandro Pescari

Fonte: Ratioquotidiano.it | 27.10.2021